Lập kế hoạch ngân sách sự kiện là một bước quan trọng để đảm bảo sự thành công của sự kiện. Từ việc thuê địa điểm, trang trí, âm thanh và ánh sáng đến các hoạt động và chi phí tiệc tùng, một kế hoạch tài chính chi tiết sẽ giúp bạn kiểm soát chi phí và đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ. ‘sự kiện. Hãy cùng chúng tôi khám phá các bước dự trù kinh phí tổ chức sự kiện hiệu quả trong bài viết này nhé!
Dự trù kinh phí tổ chức sự kiện là gì?
Dự trù kinh phí tổ chức sự kiện liên quan đến việc ước tính chi phí của từng nhiệm vụ sắp tới để bạn có thể chuẩn bị, ước tính và xin tài trợ. Nếu có những nhiệm vụ không được ghi trong kế hoạch, chúng cũng có thể được thực hiện trên cơ sở chi phí.
Bảng dự toán ngân sách sự kiện được lập ra để liệt kê rõ ràng, cụ thể các hạng mục công việc hoặc số lượng hàng hóa, thông tin sản phẩm bao gồm số lượng, đơn giá, số tiền,… để xem thông tin đầy đủ và dự toán.
Khi lập dự toán ngân sách sự kiện cần có chữ ký, họ tên đầy đủ của người bày bàn và chỉ có giá trị khi được cấp trên phê duyệt và chấp thuận. Điều này giúp những người liên quan hình dung được số tiền họ cần chi cho một kế hoạch, sự kiện hoặc công việc nhất định.
Việc tính toán chi phí có thể không chính xác 100% nhưng chỉ là ước tính tương đối nhằm giúp tổ chức, cá nhân liên quan ước tính được chi phí họ cần phải chi trả. Tùy theo mục đích sử dụng của mỗi cá nhân, tổ chức mà có nhiều nội dung đa dạng, mô hình ngân sách sự kiện có thể điều chỉnh tùy theo mục đích sử dụng.
Bảng dự toán sẽ liệt kê cụ thể những gì cần chuẩn bị, số lượng cụ thể, giá dự toán chi tiết. Người tổ chức sự kiện chỉ nên mua số lượng được liệt kê trong bảng.
Hướng dẫn dự trù kinh phí tổ chức sự kiện hiệu quả
Để giúp bạn lập biểu đồ chi phí tổ chức sự kiện hợp lý và khoa học, hãy cùng tìm hiểu qua 4 bước cơ bản sau:
Giai đoạn 1: Nghiên cứu và tìm hiểu kế hoạch sự kiện
Dù sự kiện lớn hay nhỏ, người tổ chức sự kiện cũng cần nhận thức được tầm quan trọng của việc lập dự toán ngân sách.
Trước khi lập dự toán ngân sách cho sự kiện, bạn cần nghiên cứu, hiểu rõ nội dung và những gì cần chuẩn bị. Việc xác định những yếu tố cơ bản trước khi lập bảng sẽ giúp người lập bảng chủ động biết được những gì cần thực hiện, thực hiện như thế nào và cụ thể những yếu tố nào cần thực hiện và cần có kinh phí, ngân sách cho mỗi cá nhân. Điều này sẽ tạo thuận lợi cho quá trình tổ chức sự kiện.
Nhiều người mới bắt đầu lập kế hoạch sự kiện thường không hiểu tầm quan trọng của việc lập dự toán ngân sách. Họ có thể bỏ qua một số yếu tố quan trọng, ảnh hưởng đến toàn bộ quá trình diễn ra sự kiện, thậm chí gây ra tổn thất. Vì vậy, việc chuẩn bị dự toán ngân sách một cách cẩn thận và chi tiết là rất quan trọng.
Giai đoạn 2: Tóm tắt và liệt kê tất cả các yếu tố
Người chuẩn bị ngân sách phải tổ chức các sự kiện và cung cấp các vật dụng cần thiết cũng như đạo cụ, thiết bị, ấn phẩm, hàng hóa dịch vụ, quà tặng, v.v. Mọi thứ phải được xác định rõ ràng bằng cách chỉ ra số lượng và chi phí ước tính. Điều này giúp người tạo bảng hiểu rõ hơn về chi phí liên quan đến việc tổ chức sự kiện.
Ngân sách cho một sự kiện sẽ phụ thuộc vào quy mô và loại hình sự kiện. Tuy nhiên, một số chi phí cơ bản thường bao gồm: thuê mặt bằng tổ chức, thiết kế sân khấu, thiết bị âm thanh, ánh sáng, yếu tố biểu diễn, nhân viên hậu cần và hoạt náo viên, bàn ghế, bảng quảng cáo và ấn phẩm, giấy mời và biểu ngữ, quà tặng, dịch vụ quay phim và chụp ảnh, thuê. Đồng phục biểu diễn cho giám đốc MC và lễ tân, chi phí quảng cáo sự kiện trên các phương tiện truyền thông và báo chí, bãi đậu xe và Internet, cũng như các chi phí phát sinh và dự phòng.
Giai đoạn 3: Lập danh sách chi phí ước tính cho các rủi ro phát sinh
Rủi ro có thể tăng lên khi có nhiều yếu tố cần được thực hiện trong một sự kiện. Do đó, bạn phải lập ngân sách cho những rủi ro này. Hãy cố gắng tính toán, dự đoán những rủi ro có thể phát sinh trong quá trình tổ chức sự kiện để dự trù kinh phí phù hợp.
Ví dụ :
- Khi tổ chức sự kiện ngoài trời, bạn cần lên kế hoạch về các yếu tố có thể ảnh hưởng đến sự kiện để phòng ngừa rủi ro. Ví dụ: bạn có thể kê thêm bàn ghế hoặc sử dụng phông nền để bảo vệ bạn khỏi thời tiết xấu như nắng, mưa, gió hay bão.
- Khi mùa sự kiện đến, giá thuê một số thiết bị có thể tăng. Vì vậy, bạn phải cân nhắc và đưa ra những con số phù hợp để tránh sai lệch giữa dự toán và chi phí thực tế.
Giai đoạn 4: Tính tổng chi phí sau khi dự toán
Sau khi hoàn thiện dự toán kinh phí cho một sự kiện và trước khi trình cấp trên, người lập bảng phải tính toán tổng chi phí dự kiến cho toàn bộ sự kiện, bao gồm cả chi phí cho mọi rủi ro có thể phát sinh. Điều này đòi hỏi người tạo ra bức tranh phải hết sức cẩn thận, cầu toàn và tỉ mỉ trong tính toán, có tư duy khoa học và kỹ năng quan sát tốt để dự đoán những khía cạnh nhỏ nhất có thể xảy ra.
Nếu ngân sách không được tính toán một cách hiệu quả và chi phí dự toán thấp hơn chi phí thực tế, người lập kế hoạch có thể phải chịu trách nhiệm và tự bỏ tiền túi bù đắp phần chênh lệch.
Chi phí tổ chức sự kiện cơ bản bạn cần biết
Để một sự kiện thành công, ngoài các yếu tố như nội dung, hình ảnh hay chủ đề thì bất kỳ đơn vị nào cũng phải quan tâm đến kinh phí tổ chức sự kiện. Dưới đây là một số chi phí cơ bản bạn nên lưu ý.
Chi phí địa điểm tổ chức sự kiện
Ngoài các sự kiện nội bộ hoặc việc sử dụng không gian cá nhân hoặc nhóm không phát sinh chi phí, hầu hết các địa điểm tổ chức sự kiện đều đắt tiền. Chi phí đầu tiên là chi phí thuê phòng. Tùy theo quy mô và số lượng người tham gia mà bạn có thể lựa chọn địa điểm phù hợp.
Cũng cần phải đặt cọc, đặc biệt khi địa điểm được chọn là địa điểm nổi tiếng hoặc sự kiện đang vào thời điểm cao điểm. Sau khi sự kiện kết thúc, chi phí tiếp theo là số tiền hợp đồng còn lại. Các khoản phí khác có thể phát sinh như phí an ninh, phí đỗ xe hay phí dịch vụ. Những khoản phí này cần được ghi chú và ghi rõ trong hợp đồng trước khi ký kết để tránh những tranh chấp sau này.
Tóm lại, chi phí thuê địa điểm tổ chức sự kiện bao gồm:
- Phí trả xe tại địa điểm tổ chức sự kiện.
- Chi phí bảo hiểm (bao gồm bảo hiểm an toàn lao động hoặc bảo hiểm tham gia sự kiện).
- Phí thuê bãi đậu xe (nếu có).
- Phi dịch vụ.
Chi phí thiết bị, âm thanh, ánh sáng
Các trang thiết bị chuẩn bị cho sự kiện thường khá đầy đủ, bao gồm các thiết bị âm thanh, ánh sáng, trang trí. Thiết bị âm thanh, ánh sáng có thể bao gồm máy chiếu, micro, bộ phát wifi, máy quay phim, máy ảnh, v.v.
Trong đó, hệ thống âm thanh, ánh sáng là yếu tố không thể thiếu, làm nổi bật sân khấu và góp phần lớn vào sự thành công của sự kiện. Ánh sáng thu hút ánh nhìn và âm thanh hay thu hút người nghe. Đầu tư hệ thống đèn LED tốt, hệ thống âm thanh tiêu chuẩn sẽ mang lại hiệu quả cao.
Chi phí thiết bị, âm thanh và ánh sáng thường chiếm 30-60% tổng chi phí sự kiện. Ngoài ra, một chi phí bổ sung quan trọng cần được liệt kê trong phần này là chi phí vận chuyển vật liệu đến địa điểm tổ chức sự kiện.
Phí tổ chức tiệc trong sự kiện
Chi phí sự kiện tiệc tùng là chi phí phổ biến trong hầu hết các chương trình. Tùy theo quy mô, hình thức và khách mời mà bữa tiệc được chuẩn bị theo hình thức buffet, tiệc trà hay tiệc trong nhà hàng sang trọng.
Chi phí ước tính được tính toán dựa trên số lượng người tham gia và ngân sách cho mỗi người. Chi phí này thường chiếm 25-40% tổng ngân sách sự kiện.
Ngày nay, việc tổ chức tiệc cũng dễ dàng hơn khi các nhà hàng và nhà cung cấp dịch vụ tổ chức tiệc cung cấp thực đơn linh hoạt để phù hợp với nhiều mô hình tổ chức tiệc. Tất cả những gì bạn cần làm là chọn đơn vị uy tín và thực đơn phù hợp cho buổi tiệc.
Chi phí nhân sự tổ chức sự kiện
Để tạo nên một sự kiện thành công, nguồn nhân lực là rất cần thiết. Nhân sự tham gia tổ chức sự kiện bao gồm: nhân viên kỹ thuật, nội dung, MC, PB-PG và lắp đặt thiết bị. Đôi khi đơn vị tổ chức không thể sử dụng nhân lực nội bộ mà phải thuê bên thứ ba. Vì vậy, chi phí nhân sự cho sự kiện là cần thiết để tạo nên một chương trình chuyên nghiệp.
Chi phí thuê nhân công, nguyên vật liệu sản xuất
Đối với những sự kiện chú trọng đến tính sáng tạo, đột phá và độc đáo thì việc trang trí và xây dựng ý tưởng được chú trọng rất nhiều. Người tổ chức có thể cần chuẩn bị tất cả các vật liệu để làm đồ trang trí và phải chịu thêm chi phí nhân công và mua vật liệu. Đây là khoản chi không phải ai cũng quan tâm nhưng sẽ giúp sự kiện trở nên mới lạ và ấn tượng hơn.
Chi phí show giải trí
Ngày nay, hầu hết các sự kiện đều cung cấp các chương trình giải trí để điều chỉnh nhịp độ, giúp sự kiện trở nên hấp dẫn, thú vị hơn đồng thời tạo sự thoải mái cho người tham gia. Đôi khi những chương trình giải trí hay game show lại là những khoảnh khắc ấn tượng cho người tham gia.
Trong các chương trình giải trí, các công ty nên chú ý đến chi phí âm nhạc và mức lương của người biểu diễn và diễn giả. Chi phí này thường chiếm từ 10-20% tổng chi phí, tùy theo mục đích sử dụng mà chi phí sẽ được cân đối cho phù hợp.
Phí quản lý sự kiện
Chi phí quản lý sự kiện là chi phí mà người tổ chức bỏ ra để thuê đơn vị chuyên trách giúp đảm bảo chương trình diễn ra suôn sẻ. Người chịu trách nhiệm quản lý sự kiện kiểm soát toàn bộ quá trình và xem xét các yếu tố để đảm bảo sự thành công của chương trình và chịu trách nhiệm về mọi vấn đề phát sinh trong quá trình diễn ra sự kiện. Chi phí này thường chiếm 5-10% tổng chi phí và rất cần thiết để giảm thiểu rủi ro sự kiện.
Chi phí dự trù
Không có gì hoàn hảo 100% ngay cả với những sự kiện được đầu tư kỹ lưỡng. Những sự cố bất ngờ luôn có thể xảy ra nên cần phải có sự ước tính chi phí. Mặc dù không ai muốn điều xấu xảy ra nhưng một khi bạn đã chuẩn bị sẵn sàng, mọi thứ sẽ trở nên chủ động hơn và việc khắc phục sự cố sẽ dễ dàng hơn.
Tại sao bạn nên chọn W88 events – công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp?
W88 Event là một trong những công ty tổ chức sự kiện hàng đầu Việt Nam, đáng tin cậy và được nhiều khách hàng lựa chọn. Bất cứ ai đến với đơn vị sẽ được hưởng những lợi ích sau:
- Tư vấn chuyên nghiệp và tận tình: Từ khâu dựng kịch bản đến vũ đạo, mỗi tiết mục đều sẽ được lên kế hoạch kỹ lưỡng và chi tiết. Công ty tổ chức sự kiện w88event sẽ tư vấn cho bạn cách tổ chức sự kiện ấn tượng và giải quyết mọi vấn đề liên quan khác.
- Không ngừng sáng tạo: Công ty cung cấp sự kiện có tính chuyên nghiệp cao, không bao giờ trùng lặp với các chủ đề sự kiện khác.
- Cam kết Thành công 100%: Với rất nhiều sự kiện lớn nhỏ được tổ chức thành công trong nhiều năm qua, W88 Event sẽ mang đến cho bạn sự kiện tuyệt vời nhất. Ngoài ra, đơn vị còn đảm bảo sự kiện diễn ra an toàn trước các rủi ro liên quan đến con người, thiết bị… Đồng thời, đơn vị cũng lập kế hoạch chi tiết cho các sự cố thời tiết bất ngờ.
Thông tin liên hệ:
- Văn phòng đại diện: 5 Ng. 76 Đ. Trung Văn, Trung Văn, Từ Liêm, Hà Nội
- CN Hồ Chí Minh: 491/1KL Đ. Lê Văn Sỹ, Phường 12, Quận 3, Thành phố Hồ Chí Minh
- Website: https://w88event.com/
Trên đây là tất cả thông tin chi tiết về cách dự trù kinh phí tổ chức sự kiện hiệu quả mà chúng tôi tổng hợp. Hi vọng bài viết này sẽ hữu ích cho bạn. Chúc bạn tổ chức sự kiện của mình một cách suôn sẻ nhất. Cảm ơn các bạn đã theo dõi.
